Guía del vendedor para la tramitación de pedidos

¿Qué es la gestión de pedidos? Su guía completa

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Puntos clave

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• La tramitación de pedidos abarca todas las tareas esenciales, desde el montaje de un pedido hasta garantizar que llegue a su destino a tiempo.

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• La satisfacción del cliente y el éxito de su marca dependen del cumplimiento de los pedidos.

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• Existen buenas prácticas que puede seguir para superar los retos que plantea la tramitación de pedidos.

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• Una de las formas más sencillas de superar los retos que plantea la tramitación de pedidos es subcontratar el proceso a un proveedor externo.  

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El éxito de su marca, su rentabilidad y su capacidad para fidelizar a los clientes dependen de la tramitación de los pedidos. En un panorama cada vez más competitivo y con clientes más informados, la tramitación eficaz de los pedidos es esencial para las empresas que desean mantenerse por delante de la competencia y garantizar la satisfacción del cliente.

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¿Qué significa cumplimiento de pedidos?

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La preparación de pedidos es lo que completa el proceso de entrega. Incluye todas las tareas esenciales, desde preparar un pedido hasta garantizar que llegue a su destino a tiempo, con el respaldo de procesos sólidos para una eficiencia óptima.

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Un proceso eficaz de tramitación de pedidos es fundamental para el éxito de cualquier empresa. Implica una serie de pasos que van desde el aprovisionamiento estratégico hasta el envío.

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El cumplimiento implica componentes esenciales como la gestión de inventarios, la gestión de la cadena de suministro, el procesamiento de pedidos, el control de calidad y la atención al cliente, todo ello para garantizar que sus clientes reciban sus pedidos en perfectas condiciones.

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Mejores prácticas para la tramitación de pedidos 

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• Una organización adecuada puede facilitar y hacer más eficaz el cumplimiento de los pedidos. Para garantizar el éxito, dé prioridad a la organización del producto como factor clave para lograr resultados óptimos.

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• Un almacén bien gestionado es un componente crucial para el éxito de cualquier empresa, ya que permite una distribución eficaz de los productos y ofrece a los clientes un servicio rápido y fiable. Las pequeñas empresas suelen encargarse ellas mismas de la gestión. En cambio, las grandes empresas pueden requerir estrategias más intrincadas en todos sus centros de distribución, todos ellos trabajando en pos de un objetivo común: hacer llegar los paquetes a los clientes de la forma más rápida y rentable posible.

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• Para garantizar que sus clientes reciban sus pedidos de forma rápida y económica, es esencial contar con un plan de envío y logística. Considere la posibilidad de incluir estrategias de reserva para mitigar cualquier posible interrupción o cambio drástico de tarifas.

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• Considere la posibilidad de racionalizar las operaciones de su empresa para conseguir una mayor eficacia con la automatización. La automatización ayuda a reducir los costes de mano de obra y a mejorar las condiciones de trabajo, al tiempo que proporciona un nivel adicional de seguridad para garantizar el cumplimiento efectivo de los productos.

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• Coloque los artículos más solicitados en la parte delantera y cerca de los preparadores o empaquetadores para maximizar la eficiencia. Distribuya estratégicamente el resto de productos por el almacén en función de su frecuencia de demanda, reservando para la parte trasera aquellos que tengan una demanda mínima.

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Etapas del proceso de tramitación de pedidos

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Cumplir los pedidos es un proceso complejo de varios pasos que implica gestionar el inventario, agilizar las cadenas de suministro y procesar las solicitudes de los clientes. Los procedimientos de control de calidad garantizan la satisfacción con cada pedido realizado para ofrecer a los clientes tranquilidad a la hora de realizar cambios o devoluciones de productos.

1. Recepción de inventario

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Garantizar que las mercancías se reciben, cuentan e inventariar de forma segura y precisa es la clave del éxito de cualquier organización. Tanto si procede de un proveedor externo como si se hace internamente en los departamentos, el inventario debe inspeccionarse para comprobar su exactitud cuantitativa y su calidad, a fin de garantizar que cumple las normas de la empresa. Los códigos de barras o SKU contribuyen a agilizar el proceso y facilitan la recuperación de productos en el futuro, lo que genera confianza a la hora de recibir mercancías ahora y mantenerlas seguras más adelante.

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2. Almacenamiento de existencias

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El centro de gestión del cumplimiento es un bullicioso centro de actividad organizada, donde las mercancías se inventarian y gestionan rápidamente para ayudar a garantizar que los clientes reciban sus pedidos con prontitud. Las mercancías pueden almacenarse a corto plazo o enviarse directamente al exterior, todo ello para ayudar a mantener en funcionamiento el mercado actual.

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3. 3. Tramitación de pedidos

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El procesamiento de pedidos para satisfacerlos es fundamental en el mercado en línea, ya que permite a los clientes recibir los productos que desean sin problemas. Un sistema avanzado de gestión de pedidos permite realizar actividades eficientes de recogida y empaquetado de productos según la solicitud individual de cada cliente; integrado con un carrito de la compra en sitios web de comercio electrónico, este software ayuda a agilizar los procesos de pedido.

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4. Elegir

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Un equipo de preparación de pedidos o robots de almacén inteligentes utilizan albaranes para recoger artículos de las estanterías con rapidez y precisión en función de las referencias, los colores, los tamaños y las cantidades. El uso de robots automáticos garantiza que los pedidos se cumplan a la velocidad del rayo.

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5. Embalaje

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Un equipo de embalaje o robots automatizados seleccionan cuidadosamente los materiales para minimizar el peso dimensional de un paquete, ya que cada centímetro cuenta a la hora de aprovechar el espacio en los camiones de reparto. Este proceso optimiza la velocidad de transporte y reduce los costes.

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Para garantizar una experiencia de compra sin complicaciones, los equipos de empaquetado también proporcionan a los clientes los materiales necesarios para cambiar o devolver los pedidos junto con todos esos preciados artículos solicitados.

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6. Envío

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El pedido de un cliente se pone rápidamente en camino con la ayuda de líneas de transporte, compañías aéreas, Royal Mail y empresas de mensajería como DHL, FedEx y Hermes. Para garantizar envíos rentables, cada artículo pasa por un proceso de evaluación que determina si los costes facturables se basan en el peso real o dimensional, según cuál sea mayor.

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El envío eficiente es imprescindible para evitar retrasos y reducir costes. Los artículos ligeros, como las camisetas, deben embalarse adecuadamente con el menor peso dimensional posible para obtener beneficios óptimos según la normativa del transportista. Hacerlo así puede garantizar que sus paquetes se envíen de forma rápida y rentable.

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7. Tramitación de devoluciones

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Se realizan controles de calidad para garantizar que sólo los artículos aptos para su reposición vuelven a las estanterías, lo que garantiza que el proceso de devolución se gestiona con cuidado. Una vez devueltos, los productos se someten a una evaluación y pueden reponerse para su reventa, devolverse a un proveedor o fabricante para su abono o reembolso, o enviarse a reciclar, en función de su estado.

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Retos en la ejecución de pedidos 

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Los retos en el cumplimiento de los pedidos pueden adoptar formas y tamaños muy diversos, desde suministros insuficientes hasta estrategias logísticas inadecuadas, lo que en última instancia provoca interrupciones en la cadena de suministro.

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El coste de no gestionar las existencias con eficacia puede ser devastador: desde perjudicar la experiencia del consumidor hasta dañar la reputación de una marca. Afortunadamente, hay excepciones. Por ejemplo, la escasez prolongada de suministros causada por catástrofes naturales suele beneficiarse de la comprensión y el perdón de los clientes.

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Entregar los productos a tiempo y en las condiciones adecuadas es esencial para la satisfacción del cliente, lo que puede repercutir directamente en la rentabilidad de una empresa. Supervisar de cerca el rendimiento de principio a fin, desde el almacén hasta la puerta o el buzón/la taquilla, ayuda a garantizar que los envíos no se extravíen y los artículos permanezcan intactos, lo que convierte la planificación logística en un área de las operaciones empresariales que no debe pasarse por alto.

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Equilibrar la oferta y la demanda puede ser una tarea complicada. Si se necesitan más existencias, se corre el riesgo de no poder satisfacer las necesidades de los clientes; un exceso de existencias aumenta los costes de almacenamiento y las posibilidades de obsolescencia si las tendencias cambian repentinamente. La planificación de la demanda es esencial para cualquier empresa: permite prever cuidadosamente las necesidades futuras para garantizar un suministro adecuado sin sobrecargar las estanterías con productos innecesarios.

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Una estrategia de cadena de suministro bien elaborada puede ser esencial para el éxito empresarial. Un buen ejemplo es cuando una empresa se decide por un proveedor para sus productos, lo que le permite ahorrar costes con un mayor volumen de compras y un estatus prioritario en momentos de gran demanda. Desgraciadamente, cualquier problema planteado por el proveedor, como huelgas de empleados o catástrofes naturales, podría afectar gravemente a la disponibilidad a través de un modelo de proveedor único si no se gestiona adecuadamente.

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La ejecución eficaz de la cadena de suministro requiere una combinación efectiva de soluciones informáticas sofisticadas para gestionar todos los aspectos, desde el flujo de materiales y el seguimiento de los movimientos físicos hasta el intercambio de datos y las transacciones financieras. 

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Para garantizar el éxito en las operaciones de ejecución de la cadena de suministro, las empresas deben aprovechar las capacidades que ofrecen las aplicaciones especializadas, como los sistemas de gestión de pedidos, las plataformas de control de inventarios y la automatización a nivel de almacén. Aprovechar estas tecnologías garantiza una coordinación eficaz entre todas las partes a lo largo de toda la red de la cadena de suministro para lograr la máxima eficiencia en cada etapa del proceso.

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Opciones de entrega de pedidos

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En lo que respecta a la tramitación de pedidos de comercio electrónico, las empresas deben sopesar diferentes factores a la hora de elegir el mejor enfoque para sus necesidades. Algunos de los métodos más populares son la subcontratación de un proveedor externo, la ejecución de la gestión de pedidos por parte del comerciante o el dropshipping de productos, todos ellos con distintas ventajas y dificultades en función de los requisitos de su empresa. Asegúrese de tener en cuenta todos los aspectos antes de elegir la estrategia más adecuada para el éxito de su empresa.

1. Externalización a un proveedor externo

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La primera opción es confiar sus servicios de cumplimiento a la experiencia de un socio externo. Esto le permitirá agilizar la gestión de inventarios, maximizar la eficiencia de costes con listas de picking optimizadas y disfrutar de envíos rápidos para los clientes, todo ello sin restar tiempo a los procesos empresariales clave.

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No se sienta abrumado por la complejidad de la gestión del suministro de sus productos: la subcontratación de un proveedor logístico externo (3PL) puede automatizar tareas que consumen mucho tiempo, devolviéndole valiosos recursos que necesita para expandirse y crecer. En lugar de dedicar energía a operaciones mundanas de la cadena de suministro, reasigne esos esfuerzos a aumentar el éxito de su organización.

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Veamos dos ejemplos:

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Localmente: Tal vez sea usted una pequeña marca de bebidas británica que necesita servicios de cumplimiento de terceros en el Reino Unido. Sin embargo, quiere centrarse en mejorar su producto y sus esfuerzos de marketing. Utilizar una empresa de logística a terceros le proporcionará más poder de compra, amplias redes de transportistas y tarifas de transporte más bajas. Los 3PL también ayudan a reducir la tasa de devoluciones, reclamaciones, errores de envío y pérdidas de ventas.

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Internacionalmente: Supongamos que es una marca australiana que quiere expandirse al Reino Unido y Europa y necesita un 3PL y servicios de logística. A sus clientes les encanta la comodidad de las compras en línea y usted quiere asegurarse de que sus pedidos se tramitan con rapidez. Así que, en lugar de completar el cumplimiento de los pedidos dedicando mucho tiempo, esfuerzo y dinero a la recogida, el embalaje y el envío, puede recurrir a un 3PL que se encargue de ello en su nombre.

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2. Utilización de Merchant Fulfilment

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El cumplimiento por parte del vendedor es una opción atractiva para muchas marcas de comercio electrónico en auge, ya que pueden tomar el control total de su proceso de cumplimiento de pedidos. Conocida con otros nombres, como "in-house" o "self-fulfilment", esta estrategia permite a los vendedores almacenar y empaquetar pedidos desde una única ubicación sin depender de terceros. Al igual que ocurre con cualquier otra iniciativa empresarial, existen pros y contras asociados a la gestión de pedidos por parte del vendedor.

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A medida que su empresa crece, el volumen de pedidos puede llegar a un punto en el que sea necesario algo más que el cumplimiento en casa para mantener el ritmo. En esta fase, tiene dos opciones principales: asumir los costes y la complejidad asociados al autocumplimiento o traspasar las operaciones a un 3PL con experiencia. 

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Optar por un servicio 3PL puede resultar más rentable que invertir en infraestructuras como almacenes, mano de obra, equipos, etc., por lo que suele considerarse una opción preferente para las empresas que buscan escalabilidad.

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3. Elegir Dropshipping

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El dropshipping es muy práctico para las empresas que no quieren tener que cargar con la producción de inventarios y la tramitación de pedidos. Este sistema envía inmediatamente los pedidos de los fabricantes a los clientes sin paradas intermedias, lo que elimina las complicaciones de las operaciones sin dejar de ofrecer un servicio de alta calidad.

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El dropshipping representa una oportunidad atractiva y de bajo coste para las empresas de comercio electrónico en ciernes, pero conlleva importantes contrapartidas. En particular, los fabricantes suelen estar en el extranjero, lo que puede alargar los plazos de envío y aumentar los costes. Además, los comerciantes tienen un control mínimo sobre la cadena de suministro; la gestión del inventario y el cumplimiento de los pedidos pueden resultar difíciles de gestionar desde lejos.

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Los aspectos negativos tanto del cumplimiento por parte del comerciante como del dropshipping hacen que la externalización a un proveedor externo sea la mejor opción global.

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Ventajas de subcontratar la gestión de pedidos a un proveedor externo

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La tramitación de pedidos de comercio electrónico puede ser un proceso increíblemente complejo y laborioso en el que intervienen varias partes, cada una con sus propias dificultades y puntos débiles. El principal reto consiste en coordinar a las distintas partes interesadas para garantizar que los pedidos se tramitan de la forma más rápida y eficaz posible. 

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La externalización de la gestión de pedidos a través de un proveedor externo de servicios de envío y gestión de pedidos como Bezos ahorra tiempo y dinero gracias a la optimización del almacenamiento, la recogida, el embalaje y la entrega. Nuestros servicios ofrecen a los clientes total transparencia y control sobre sus pedidos a través de un panel de control fácil de usar. Desde el almacenamiento hasta la entrega, nos encargamos de cada paso del proceso para garantizar una experiencia perfecta de principio a fin.

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Proporcionamos a las pequeñas y medianas empresas un terreno de juego que antes era exclusivo de las grandes corporaciones. Nuestros servicios de gestión de pedidos ofrecen una escalabilidad y unos precios sin precedentes, lo que le permite crecer más rápido que nunca.

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Además, integra fácilmente los servicios de gestión de inventario de Amazon en tus plataformas de comercio electrónico existentes, como Shopify, WooCommerce, Squarespace y muchas más, para una mayor comodidad.

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Con el potente sistema de gestión de pedidos de Bezos, puede ahorrar tiempo y dinero. Nuestro proceso optimizado ofrece una solución sin complicaciones para empresas de todos los tamaños que buscan agilizar sus operaciones y ahorrar tiempo sin arruinarse. Nuestros servicios también crean una economía unitaria eficiente y eficaz, lo que le permite reducir los costes asociados a la realización y entrega de pedidos. 

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La experiencia del cliente es un factor clave para el éxito de cualquier sistema de tramitación de pedidos de comercio electrónico. Implica cada paso del proceso, desde el momento en que un cliente realiza un pedido hasta el momento en que recibe su paquete y todo lo que ocurre entre medias. La experiencia general del cliente debe ser fluida, eficiente y agradable para todas las partes implicadas. Bezos ayuda a las marcas a mejorar la experiencia de sus clientes mediante un cumplimiento y una entrega más precisos y fiables.

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Obtenga su presupuesto gratuito y aprovéchese del servicio y asesoramiento experto de Bezos. ¡Libere ahorros y la clave para una mayor satisfacción del cliente hoy mismo! 

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Para terminar

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La tramitación de pedidos es una parte esencial de las operaciones empresariales e implica una serie de consideraciones clave. Examinamos la definición, las mejores prácticas y los ocho pasos hacia el éxito, además de comprender los posibles retos a los que puede enfrentarse en su proceso de implantación. Por último, analizamos las ventajas de externalizar la gestión de pedidos para cualquier organización que desee aumentar la flexibilidad y eficacia de su flujo de trabajo logístico.

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Preguntas frecuentes

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¿Qué importancia tiene el cumplimiento de los pedidos?

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Las empresas ganan dinero vendiendo bienes, productos y servicios a empresas o directamente a los consumidores. No importa si se trata de B2B o D2C, la venta no se completa hasta que el cliente recibe los artículos vendidos. El cumplimiento de pedidos es la forma en que las empresas completan el trato y está en el corazón de todo negocio.

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¿Qué es un ejemplo de cumplimiento de pedidos?

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Su tienda de comercio electrónico es el puente entre su proveedor y sus clientes. Su equipo de cumplimiento se asegura de que los pedidos de los clientes se recojan y empaqueten rápidamente con todos los documentos necesarios, como etiquetas de envío y formularios de devolución, antes de ser enviados rápidamente a sus destinos.

¿Es lo mismo cumplimiento que envío?

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Con el envío, sus productos se transportan de forma experta a las puertas de los clientes. Los servicios de Fulfilment ofrecen la oportunidad de optimizar el proceso de recepción y entrega de pedidos con una precisión y eficacia inigualables.

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